โปรแกรมบัญชี

HRM คือ หน่วยงานที่ให้บริการผลิตภัณฑ์ทางด้านซอฟแวร์บริหารทรัพยากรมนุษย์ เพื่อช่วยให้การบริหารและการจัดการทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างสูงสุด หน้าที่ของหน่วยงานเราคือ จำหน่ายผลิตภัณฑ์ทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ( Sale) , การ Training เพื่อให้สามารถขึ้นระบบและใช้งานโปรแกรมได้(Implement) รวมทั้งการให้บริการหลังการขาย(support)

HRM ประกอบด้วย

•    ระบบโครงสร้างบริษัท (Organization)
•     ระบบรับสมัครและว่าจ้าง ( Recruitment)
•     ระบบทะเบียนประวัติ (Personnel)
•     ระบบการจ่ายเงินเดือน (Payroll)
•     ระบบประเมินผลและขึ้นเงินเดือน ( Appraisal)
•     ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time Attendance)
•     ระบบการฝึกอบรม ( Training)
•     ระบบบริการข้อมูลด้วยตนเอง ( Employee self service)
•     ระบบเงินกู้และสวัสดิการ ( Welfare)
•     ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร ( Management information system)
•     ระบบรักษาความปลอดภัย (Security System)
•     ระบบศูนย์กลางการอนุมัติ (Approve Center)
•     ระบบการกำหนดข้อมูลทั่วไป ( General Setup)

ระบบโครงสร้างบริษัท (Organization)      เป็นระบบที่จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับองค์กร โดยระบบนี้จะเป็นพื้นฐานอย่างแรกในการกำหนดข้อมูล ซึ่งในแต่ละองค์กรจะมีระบบโครงสร้างที่แตกต่างกันไป ดังนั้นจึงได้พัฒนาระบบขึ้นมาเพื่อให้มีความความยืดหยุ่นสำรับทุกกลุ่มผู้ใช้ โดยสามารถบันทึกรายละเอียดต่างๆของบริษัท, บันทึกรหัสธนาคารแยกเป็นสำนักงานใหญ่ และสาขาย่อย, Job Description ของแต่ละตำแหน่งอย่างละเอียด, กำหนดโครงสร้างการบริหารงาน โดยระบุโครงสร้างองค์กรเป็น chart เช่น Organize Chart ,Position Chart สามารถกำหนดรูปแบบงวดการจ่ายสำหรับการประมวลเงินเดือน, กำหนดข้อกำหนดเบื้องต้นเกี่ยวกับการคำนวณภาษีและค่าลดหย่อน, กำหนดรหัสสาขา รหัสฝ่าย รหัสแผนก รหัสตำแหน่งของพนักงาน, ประเภทพนักงาน, ประเภทการลา, รายการรายได้ รายการหัก, วิธีการคำนวณภาษี วิธีการคำนวณเงินประกันสังคม หรือการหักเงินสำรองของ OT แต่ละประเภทได้อย่างไม่จำกัด และยังรองรับกรณีที่บริษัทมีมากกว่า 1 สาขา, สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้มากกว่า 1 ปี โดยข้อมูลต่างๆ ขององค์กรที่ได้กำหนดไว้ จะนำไปใช้งานกับระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ระบบรับสมัครและว่าจ้าง ( Recruitment)      เป็นระบบที่ถูกออกแบบขึ้นเพื่อช่วยในการคัดเลือกและสรรหาบุคลากรที่เหมาะสมกับงาน ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว เช่น โปรแกรมสามารถออกแบบใบสมัครเองได้, ผู้สมัครสามารถกรอกแบบ Form ผ่าน Program ทาง Network หรือ Web Page ได้ , โปรแกรมสามารถคัดกรองผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตามที่ระบุได้,สามารถรับสมัครโดยอ้างอิงตาม Job description ที่กำหนดไว้ได้ , สามารถพิมพ์หนังสือเป็น Email แจ้ง ผู้สมัครงานที่ต้องการเรียกสัมภาษณ์ หรือหนังสือแจ้งแสดงความเสียใจในกรณีที่ ผู้สมัครไม่ผ่านการคัดเลือก และ สามารถเก็บประวัติการทดสอบต่างๆ ของผู้สมัคร เช่น การสอบสัมภาษณ์ การสอบข้อเขียน เพื่อใช้ในการสร้างเงื่อนไขการประเมินผลได้  

ระบบทะเบียนประวัติ (Personnel)     เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว , ข้อมูลรายได้ / รายหัก , บุคคลค้ำประกัน , ประวัติการศึกษา , ประสบการณ์การทำงาน , ความสามารถ , ประวัติการรักษาพยาบาลรวมถึงโรคประจำตัว , ข้อมูลทางครอบครัว , ที่อยู่อาศัย , ค่าลดหย่อน , ประกันสังคม และ การกำหนดเงื่อนไขการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลากหลาย , การคำนวณวันทดลองงาน / อายุงานให้อัตโนมัติ , การรับ-จ่ายบัตรพนักงาน , การปรับตำแหน่งและเงินเดือนรายบุคคล หรือแบบกลุ่ม และจะคำนวณเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินให้อัตโนมัติ รวมถึงการกำหนดจ่ายเงินเดือนได้มากกว่า 1 ธนาคารให้พนักงานรายบุคคล หรือรายกลุ่ม ทั้งนี้ยังมีการจัดเก็บระบบข้อมูลที่ดี ซึ่งผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างอิสระง่ายต่อการใช้งาน สะดวก และรวดเร็ว เช่น พนักงานที่ลาออกไปแล้วกลับเข้ามาทำงานใหม่ โดยไม่ต้องบันทึกประวัติใหม่ , ระบบสามารถบันทึกผลงานดีเด่น หรือการทำผิดทางวินัยและการลงโทษพนักงานตามระดับความผิด ได้แก่ ตักเตือนด้วยวาจา , ตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร , ตัดค่าจ้าง , ให้พักงาน , ลดค่าจ้าง/ลดตำแหน่ง และการให้ออกโดยไม่จ่ายค่าชดเชย เป็นต้น, ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลบันทึกผลงานดีเด่น และ การทำผิดทางวินัยของพนักงานเพื่อนำไปใช้พิจารณาในการปรับตำแหน่งและขึ้นเงินเดือนให้แก่พนักงานได้ อีกทั้งยังสามารถบันทึกประวัติการปรับเงินเดือนประจำปี และระหว่างปีของพนักงาน รวมทั้งสามารถเรียกค้นข้อมูลมาตรวจสอบได้ และสามารถการตรวจสอบพนักงานครบสัญญาจ้างงานหรือต่อสัญญาจ้างงานใหม่โดยอ้างอิงจากสัญญาเดิม เป็นต้น

ระบบการจ่ายเงินเดือน (Payroll)      เป็นระบบที่ใช้ในการคำนวณจ่ายเงินเดือน และค่าแรงพนักงาน รวมไปถึงรายการรายได้ และรายการหักทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ระบบยังสามารถรองรับเงื่อนไขการคำนวณต่างๆ ได้หลากหลายและมีรูปแบบงวดการจ่ายเงินที่มากขึ้น เช่น การจ่ายโบนัสระหว่างเดือน การจ่ายงวดพิเศษ, กำหนดสูตรในการคำนวณเบี้ยขยันและยังสามารถกำหนดวงเงินการจ่ายให้กับพนักงานเพื่อตรวจสอบไม่ให้มีการบันทึกจำนวนเงินเกินจากที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งข้อมูลในแต่ละงวดการจ่ายต่างๆ ระบบจะนำไปประมวลผลเพื่อคำนวณภาษี , ประกันสังคม , กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจำนวนเงินได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และแม่นยำ ทั้งนี้ผู้ใช้ยังสามารถให้ระบบกรองข้อมูลก่อนที่จะทำการประมวลผล และรองรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดการลดหย่อนและการคำนวณภาษีทั้งในปัจจุบันและอนาคต ตลอดจนการจัดเก็บหรือโอนข้อมูล เพื่อนำส่งกรมสรรพากร , ประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงการโอนข้อมูลผ่านธนาคารต่างๆได้ทุกธนาคารหรือจ่ายเป็นเงินสด ให้กับพนักงาน

ระบบประเมินผลและขึ้นเงินเดือน ( Appraisal)     เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเงินเดือน เพื่อเป็นประโยชน์ในการกำหนดงบประมาณเกี่ยวกับการขึ้นเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัสทุกประเภท ซึ่งโปรแกรมสามารถบันทึกการประเมินผลและการขึ้นเงินเดือนเป็น เปอร์เซ็นต์ หรือจำนวนเงินได้, สามารถเรียกสืบค้นดูระดับการขึ้นเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนเป็นช่วงเวลาได้, กำหนดสูตรที่ใช้ในการประมวลผลขึ้นเงินเดือนเองได้ เนื่องจากสูตรการพิจารณาปรับเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนไม่เท่ากัน, ประเมินผลงานได้มากกว่าปีละ 1 ครั้ง, เรียกดูรายงานผลการประเมิน ในรูปแบบต่างๆได้ เช่น กราฟหรือแผนภูมิ, สร้างแบบจำลองการขึ้นเงินเดือนของพนักงานเพื่อนำเสนอผู้บริหารและสามารถสร้างใบประเมินเองได้

ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time Attendance)     เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารและควบคุมเวลาในการทำงานของพนักงาน ตลอดจนการประมวลผลเวลาเพื่อส่งข้อมูลเข้าระบบ Payroll ในการคำนวณจ่ายเงิน ไม่ว่าจะเป็นเงื่อนไขในเรื่องของการหักขาดงาน มาสาย และการจ่ายเบี้ยขยันต่างๆ และรองรับ Format เครื่องรูดบัตรได้ทุกรุ่นทุกยี่ห้อ ซึ่งพนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาทำงานของแต่ละคนได้เอง รวมไปถึง การกำหนดรูปแบบตารางการทำงานได้ตามความต้องการหรือตามอัตโนมัติ , การกำหนดกะงาน , การหมุนกะงาน, การเปลี่ยน หรือแลกกะงาน และค่าล่วงเวลาต่างๆ รวมถึงเงื่อนไขในการลาทุกประเภทให้กับพนักงานรายบุคคล หรือแบบกลุ่ม โดยระบบจะตรวจสอบข้อมูลที่มีการผูกเงื่อนไขกันไว้ได้อย่างถูกต้อง และมีความแม่นยำในการประมวลผล สามารถคำนวณกะการทำงานในวันเดียวกันหรือข้ามวัน และมีระบบป้องกันหรือแจ้งเตือนกรณีเกิดความผิดพลาดจากผู้ใช้ได้เป็นอย่างดี, ระบบสามารถรองรับการขอทำงานล่วงเวลาได้ มากกว่า 1 กะงาน, โดยสามารถขอทำงานล่วงเวลาได้ตามช่วงวันที่ที่ต้องการโดยในแต่ละกะงาน OT ที่ขอสามารถระบุ รายได้ OT ได้ ซึ่งแต่ละกะงานไม่จำเป็นต้องเป็นรายได้ OT เดียวกันก็ได้ อีกทั้งระบบยังสามารถคำนวณเวลา OT อัตโนมัติ ซึ่งกำหนดได้ว่า ถ้าทำงานมากกว่า จำนวนชั่วโมงตามกะงานจะคิดค่าแรง OT ให้อัตโนมัติ หรือไม่และจะจ่ายเป็น อัตรา(เท่า)ต่อชั่วโมง หรือ เป็นจำนวนเงินก็ได้

ระบบการฝึกอบรม ( Training)      เป็นระบบที่สามารถช่วยในการวางแผนเกี่ยวกับการฝึกอบรมหรือการพัฒนาความสามารถของพนักงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานที่ทำ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการ ช่วยในการคัดเลือกพนักงานในองค์กรเพื่อเข้ารับการฝึกอบรมตามหลักสูตรที่เหมาะสม, แสดงรายละเอียดหัวข้อที่มีการเปิดฝึกอบรมทั้งภายใน และภายนอก, บันทึกแผนงานการฝึกอบรมประจำปี กำหนดช่วงวันและเวลาการฝึกอบรม, บันทึกพนักงานที่ส่งไปอบรมประจำเดือน ประจำปี และรายงานพนักงานที่อบรมประจำเดือน หรือประจำปี, ส่ง Email แจ้งการยืนยันการเข้าร่วมอบรมของพนักงานได้, บันทึกการประเมินผลการฝึกอบรม และรายงานการประเมินผล หลังจากประเมินผลงานสิ้นสุด, สอบถาม/รายงาน พนักงานที่เคยเข้าอบรมใน Course ต่างๆ, วิเคราะห์ Cost ของการฝึกอบรม แยกตามแผนก หน่วยงาน หรือตามหัวข้อของการฝึกอบรมได้, ออกรายงานค่าใช้จ่ายสรุปประจำเดือน หรือประจำปีได้, วางแผน และกำหนดรายละเอียดต่างๆของแผนการฝึกอบรม, เก็บประวัติและสถานะการอบรมของพนักงานในแต่ละหลักสูตรได้, ตรวจสอบประวัติการฝึกอบรมของพนักงานเป็นรายบุคคลหรือตามหลักสูตรที่ฝึกอบรมได้, มีระบบในส่วนของการจองห้องอบรม หรือห้องประชุม, แสดงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมและสามารถแยกค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมตามหน่วยงานขององค์กร หรือค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมตามรายบุคคลได้

ระบบบริการข้อมูลด้วยตนเอง ( Employee self service)     เป็นระบบที่ช่วยให้พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ ของตนเองได้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัว หรือรายได้ต่าง ๆ และนอกจากนั้นยังได้กำหนดฟังก์ชั่นการทำงานเพื่อให้พนักงานสามารถบันทึกคำร้อง หรือเบิกสวัสดิการต่าง ๆ หรือบันทึกใบลา หรือปรับปรุงข้อมูลของตนเองได้ โดยผ่าน Web หรือ Intranet และเพื่อให้ผู้บริหารสามารถอนุมัติคำร้องต่าง ๆ ได้อย่างทันเหตุการณ์ ระบบนี้ยังมีในส่วนของปฏิทินประจำตัวของพนักงานแต่ละคนที่แสดงรายละเอียด Schedule ที่จะต้องทำในแต่ละวันอีกด้วย

ระบบเงินกู้และสวัสดิการ ( Welfare)      เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อให้รองรับในเรื่องเกี่ยวกับเงินกู้และสวัสดิการต่างๆ ที่บริษัทให ? กับพนักงานเป? นสิทธิพิเศษ เช? น การกู? ยืมเงิน สวัสดิการค่าเล่าเรียนบุตร , สวัสดิการค่ารักษาพยาบาล เป็นต้น ซึ่งโปรแกรม สามารถบันทึกการขอเงินกู้ของพนักงาน แจ้งผลการอนุมัติ บันทึกการจ่ายเงินกู้พนักงาน, บันทึกเบิกเงินล่วงหน้า และรับคืนจากการเบิกเงินล่วงหน้า, บันทึกรับคืนเงินกู้ของพนักงาน ได้ทั้งแบบเงินสดและจ่าย / รับคืนพร้อมเงินเดือน, บันทึกเบิกจ่ายสวัสดิการต่างๆ, สอบถามรายการกู้ทุกประเภทของพนักงานรวมถึงประวัติในการกู้ของพนักงาน, ส่งข้อมูลการกู้ยืมไปยังระบบเงินเดือน, บันทึกประเภทของสวัสดิการ และวงเงินในการใช้งานของสวัสดิการแต่ละประเภท, เชื่อมต่อกับข้อมูลการประกันของพนักงานแต่ละคน, บันทึกวงเงินให้กู้ยืม หรือการผ่อนชำระของพนักงาน และรายงานวงเงินกู้ยืมของพนักงานแต่ละคน, บันทึกการรับชำระเงินกู้ยืมของพนักงานที่ชำระมาเป็นงวดๆ หรือหักจากเงินเดือน, รายงานพนักงานที่ค้างชำระการจ่ายเงินค่างวดที่กู้ยืม หรือพนักงานที่ชำระเงินกู้ยืมครบ, กำหนดแผนสวัสดิการต่างๆ ให้สามารถใช้ได้กับกลุ่มพนักงานที่ต้องการโดยสร้างเงื่อนไขเป็นสูตร, กำหนดรายการสวัสดิการต่างๆ ให้สามารถใช้ได้กับกลุ่มพนักงานที่ต้องการโดยสร้างเงื่อนไขเป็นสูตร, กำหนดได้ว่าแต่ละสวัสดิการจะครอบคลุมการเบิกถึงใคร, วางแผนโครงสร้างสวัสดิการของพนักงานกรณีพนักงานอยู่ครบเกษียณ, เก็บประวัติรายละเอียดของการเบิกจ่ายหรือการใช้สิทธิทุกครั้งในสวัสดิการต่างๆ และสามารถบันทึกรายละเอียดของผู้รับผลประโยชน์แทน และอัตราการรับผลประโยชน์ของผู้รับแต่ละคน เป็นต้น

ระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหาร ( Management information system)      เป็นระบบที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงานหรือกราฟต่าง ๆ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำไปใข้พิจารณาในการจัดทำงบประมาณหรือวางแผนต่าง ๆได้ ซึ่งโปรแกรมนี้สามารถจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายพนักงานประจำปีได้, ติดตามรายงานการใช้สวัสดิการมากที่สุด และ Cost ที่เกิดขึ้น, ออกรายงานวิเคราะห์จำนวนเงินที่พนักงานขอเบิก หรือ บริษัทจ่ายให้พนักงาน ไปเป็นรายปี, แสดงรายงานอัตรากำลังคนย้ายเข้า ? ย้ายออกจากหน่วยงาน หรือ เข้างาน - ลาออก, เรียกดูรายงานวิเคราะห์ Cost ของการปรับเงินเดือนในแต่ละแผนก หรือหน่วยงานในแต่ละปี เพื่อนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายกำลังคนในปีต่อไป และยังสามารถเรียกดูรายงานวิเคราะห์การประเมินผลงานของพนักงานในแต่ละปีได้ เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัย (Security System)      สามารถทำการกำหนด Login ให้กับพนักงานแต่ละคนในการเข้าใช้, สามารถกําหนดกลุ่มผู้ใช้งานก่อนเพื่อให้การกําหนดสิทธิ์ง่ายขึ้นโดยสามารถกําหนดตามระดับการปฎิบัติงานหรือตามตําแหน่งงานได้, ผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถกําหนดให้มีเมนูในการทํางานแตกต่างกันตามสิทธิ์ใช้งานได?เช่น ให้สามารถเพิ่มแก้ไขเอกสาร ลบหรือพิมพ์เอกสารได้แตกต่างกัน, สามารถทำการแก้ไข Password ของตนเองได้

ระบบศูนย์กลางการอนุมัติ (Approve Center)      เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขออนุมัติต่างๆ ซึ่งระบบสามารถเก็บรวบรวมรายการเอกสารการขออนุมัติของหน้าจอต่างๆ ที่รอการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิอนุมัติ, กำหนดสิทธิในการอนุมัติสำหรับ User แต่ละคนว่า User คนใดสามารถอนุมัติที่หน้าจอใดได้บ้างและที่หน้าจอนั้นสามารถอนุมัติใครได้บ้าง, กำหนด Flow การอนุมัติได้เองว่าการอนุมัติแต่ละเรื่องจะให้อนุมัติกี่ระดับขั้น, ตรวจสอบติดตามสถานะของเอกสารแต่ละรายการได้ว่าปัจจุบันติดอยู่ที่ใคร หรือว่ากำลังรอใครอนุมัติ, กำหนดให้มีการเตือนหลังจากที่ผู้อนุมัติ Log in เข้า Program มาโดยอาจจะ Show จำนวนรายการที่ต้องอนุมัติที่หน้าจอ Alert และในกรณีที่ผู้อนุมัติแต่ละระดับขั้นอนุมัติแล้วให้เขาสามารถระบุ Comment ของการอนุมัติได้ก่อนที่จะส่งต่อไปให้ผู้อนุมัติลำดับถัดไป ทั้งนี้เพื่อเป็น Information ช่วยในการตัดสินใจสำหรับคนที่จะอนุมัติในลำดับถัดไปได้

ระบบการกำหนดข้อมูลทั่วไป ( General Setup)      เป็นระบบที่ใช้ในการกำหนดข้อมูลทั่วๆไปของบริษัท ซึ่งข้อมูลที่กำหนดใน General Setup จะอ้างอิงไปใช้ในระบบต่างๆ ของโปรแกรม เช่น การอ้างอิงรหัสแผนก รหัสงาน รหัสรายได้ และ รหัสค่าใช้จ่าย มาบันทึกข้อมูลรายวัน, การกำหนดงวดการจ่ายเพื่อรองรับข้อมูลการบันทึกรายวันของทุกระบบ และ การกำหนดเลขที่เอกสาร ซึ่งจะนำเลขที่เอกสารที่กำหนดไปบันทึกข้อมูลในระบบต่างๆ เป็นต้น